ניהול כנס הוא משימה מורכבת מהבחינה הלוגיסטית – יש הרבה מאוד פרטים שיש לחבר ביחד על מנת לקבל תמהיל מנצח. הפקת כנסים מקצועיים כוללת בחירת קונספט, גיבוש רשימת משתתפים, שליחת הזמנות, איתור מרצים ומיצגים רלבנטיים ומעקב אחר אישורי ההגעה וכמובן תקציב וגביית תשלומים. אבל תהליך ההפקה כחלק מניהול הכנס לא מסתיים עם פתיחת הכנס – הוא ממשיך בקבלת המוזמנים, ניהול ההרשאות, הפקת תגי שם לכל אחד מהאורחים ובקרה אחר איכות הכנס ושביעות הרצון של המשתתפים.
למרבה השמחה, היום עומדים לרשות מנהלי הכנסים מגוון פתרונות טכנולוגיים מתקדמים שמייעלים את תהליך ניהול הכנס וחוסכים במשאבים. לפניכם מספר חידושים בתחום שווה לאמץ.
סינכרון הנרשמים עם הדטה בייס של הארגון
ברגע שעובדים עם פלטפורמה דיגיטלית דרכה מתבצע הרישום לכנס – האינפורמציה בנוגע לתכנית האמנותית, לוח זמנים, סליקה לרישום ואישורי הגעה, ניתן לבצע סנכרון טכני עם המערכת הפנימית של החברה המנהלת או עומדת מאחורי הכנס ולשמור את הנתונים לצרכי ניתוח עתידיים. לדוגמא – הפקת תובנות בכל הנוגע למשתתפים, אילו הרצאות היו פופולריות במיוחד, כמה כסף עלה הכנס ומה היה הרווח הנקי וכדומה. מדובר בפתרון לניהול כנסים אפקטיבי ויעיל שחוסך המון זמן וכסף.
הפתרון להרשמה בכנסים – גם עמדות רישום אוטומטיות
התורים בכנסים מתקצרים להפליא כאשר משתמשים לצד עמדות רישום עם שירותי דיילות רישום מקצועיים ומנוסים בעמדות רישום אוטומטיות. אלו מייעלות את תהליך הרישום באופן משמעותי כאשר המשתתפים מגיעים ללובי או לקבלת הפנים ויכולים באופן עצמאי לבצע רישום באמצעות תעודת זהות או מספר נייד או כל נתון חד חד ערכי אחר. הפתרון הנ"ל לכנס מאפשר במעמד העמדה גם לשלם בזמן אמת במידה ולא שולם הרישום לכנס וכן לסנכרן את הנתונים עם מערכת המידע של החברה. יתרון נוסף הוא היכולת להפיק תגי שם עבור המוזמנים וכך הם אינם נדרשים להמתין על מנת לקבל תגי שם אלה, פתרון ניהולי שחוסך זמן עבודה וכוח אדם בכנסים.
כרטיסי שם חכמים
כחלק מהפתרונות לניהול כנסים, אם בעבר הרישום היה ידני וגם תגי השם היו מודפסים, הרי שכיום יש נטייה לייצר תגי שם חכמים. הכוונה היא לתגים כמו צמידים אלקטרוניים שמאפשרים למשתתף לשלם על פריטים ושירותים שונים ברחבי ובמהלך הכנס ולשלם טכנית עבורם בסיום הכנס. כלומר, הצמיד סורק את הרכישה ואוסף את הנתונים לתשלום בסיום הכנס. כמו כן, תגים או צמידים אלה מעניקים למנהלי הכנס את האפשרות "לשלוט" בכל אחד מהמשתתפים בשלט רחוק.
הכוונה היא להקצות עבורם הרשאות שונות, למשל, בכניסה להרצאות או סדנאות ולכן לבצע מעקב טכני אחר הפעילות שלהם במהלך הכנס. הנתונים ייאספו למקום אחד וכך מנהלי הכנס יוכלו להבין מה עשה כל משתתף ולהציע לו בהמשך כנסים או סדנאות או מוצרים משלימים ייחודיים עבורו.
עולם הכנסים הולך לעבר פתרונות טכנולוגיים מתקדמים. חברת Xmile שמה לה למטרה לקדם את נושא הטכנולוגיה ולהיות מובילה בתחום במדינת ישראל.
כדי להבטיח יתרון תחרותי לכנס הבא שלך, בין אם מדובר בכנס הייטק, רפואה או אחר, צור קשר איתנו ואת השאר תשאיר לנו.
