כיצד בוחרים מערכת רישום לאירועים?

בעידן החדש, כאשר הטכנולוגיה בכללותה מתקדמת בצעדי ענק, וניתן לראות זאת בכל התחומים, גם בתחום של הפקת אירועים ורישום לכנסים ותערוכות, אנו עדים לעליית מדרגה רצינית ומקצועית, וזה נהדר! השאלה היא, כיצד נשכיל לבחור את מערכת הרישום המיטבית ביותר לאירוע / לכנס שלנו? הנה מספר קריטריונים שחשוב לקחת בחשבון, אשר יסייעו לנו לבחור מערכת רישום לאירועים, המתאימה לנו ביותר.

האופי של קהל האירוע

האופי של קהל האירוע, בהחלט משפיע על בחירת מערכת רישום לכנסים ותערוכות, שתתאים להם. אם מדובר באירוע שעיקר המשתתפים שלו הם צעירים בני 20-40, ההתייחסות הטכנולוגית תהיה שונה מאשר אם מדובר באירוע שעיקר המשתתפים שלו הם בני 50-60.הקהל הצעיר מתמצא בעולם הטכנולוגי והדיגיטאלי באופן מתקדם. ברגע שמוצעות עמדות רישום עצמאיות דיגיטאליות, למשל, רוב הסיכויים שלמעלה מ-80% ממשתתפי האירוע, יוכלו להירשם באופן עצמאי.

כאשר משתתפי האירוע פחות מנוסים בעולם הדיגיטאלי, ואין זו בושה, מדובר בסך הכל בניסיון וגדילה אל תוך העולם הזה, סביר להניח שייקח להם יותר זמן מול מערכת רישום לאירועי, ואולי יזדקקו לעזרה מקצועית.

לכן, אם קהל המשתתפים באירוע מונה בעיקר אוכלוסייה צעירה, עמדת רישום עצמאית יכולה לעשות את העבודה, ברוב המקרים. עבור אוכלוסייה מבוגרת יותר, אנו ממליצים על עמדת רישום באמצעות דיילים ודיילות, שבכל מקרה יכולה לתת את היתרונות הטכנולוגיים למשתתף, באמצעות צמיד או תג, רק שהרישום בפועל יהיה מול מענה אנושי.

כמות משתתפים מיועדת

חשוב להבין כי לאירוע של 500 איש, ולאירוע של 3000 איש, אנו נתייחס אחרת מבחינת מערכת רישום לאירועים, בעיקר בשל הרצון לא לעכב אף אחד בכניסה, לא לייצר פקק, ולתת לתנועה לזרום. אף אחד לא אוהב להתחיל את ההשתתפות שלו באירוע או בכנס, עם עמידה ממושכת בתור, סירבול והרגשה לא מקצועית.

לכן, אם מדובר באירוע או כנס רב משתתפים, אנו בהחלט ממליצים על מערכת רישום לאירועים שתתאים לכמות המשתתפים, תקל על הכניסה לאירוע, ועל שילוב בין מערכת רישום עצמאית, לבין רישום אצל דיילים ודיילות, במקרה הזה. האפשרות לקבל מענה אנושי, ולא רק לעמוד מול עמדת רישום, יכולה לסייע לאנשים רבים, צעירים ומבוגרים כאחד.

האם אתם זקוקים לבקרת כניסה מתקדמת?

כאשר מדובר באירוע בו חשוב להקפיד על כל הכניסות לאירוע, ולא לאפשר כניסות בלתי רצויות, בקרת כניסה מתקדמת, מאפשרת למפיקי האירוע לשלוט בכל הכניסות והיציאות של האירוע, כולל חניונים, מחסנים, מעברים, וכמובן תתעד נסיונות כניסה לא רצויים. הבקרה הזו היא אמנם לא מערכת רישום לאירועים, אבל חשוב מאוד שתקחו אותה בחשבון, מכיוון שהיא תציג לכם נתונים מקצועיים בזמן אמת ותסייע לכם לשמור על אמינות, בטיחות, ורמה גבוהה של הפקה.

בואו לראות כיצד פועלות המערכות בשטח

אם אתם עומדים בפני אירוע גדול ומשמעותי, וחשוב לכם להעניק למשתתפים את השירות המקצועי הטוב ביותר, על מנת לבחור מערכת רישום לאירועים, כגון עמדות עצמאיות, מערכות חכמות, רישום באמצעות מענה אנושי, אנו ממליצים לבחור מתוך התנסות ומראה עיניים. מפיק מקצועי לא יבחר עמדת רישום מבלי שראה כיצד היא פועלת באירוע בשטח. אנו מזמינים אתכם לראות במו עיניכם כיצד מופעלות העמדות ולהתייעץ עימנו לגבי העמדה המיטבית עבור האירוע שלכם.