החיים רצופים בהפתעות ויתכן מאוד שתגלו שהאירוע ששיווקתם הפך להצלחה מסחררת. הכנס מוצף מוזמנים, עד כד כך שאין מקום לכולם והאורחים המיואשים עומדים בתור ומחכים להיכנס או חוזרים מאוכזבים הביתה.
בניהול והפקת אירוע חשוב לדעת מראש כמה אנשים צפויים להגיע לאירוע שלכם כאשר המטרה היא שיגיעו האנשים הרלבנטיים ביותר ובכמות האופטימאלית. חלק מתכנון האירוע מוקדש לקביעת רף המינימום לפתיחת האירוע והסף – כמות האנשים המקסימלית לאירוע בהתאם למספר המושבים באולם או תכולת הקומפלקס, התקציב וכדומה. הבעיה היא שאם לא עוקבים אחר אישורי ההגעה של המוזמנים לא יודעים בהכרח כמה יגיעו או לא יגיעו, כשתמיד יש הברזות של הרגע האחרון או הפתעות (אנשים שמביאים חברים בלי להודיע). אבל אם עוקבים, מתנים את הרישום בהרשמה מראש ובתשלום מראש על מנת להבטיח מקום, קל יותר להצליח במשימה.
הדרך הטובה והיעילה ביותר לבחון ולשעת מראש מי מגיע או לא מגיע לאירוע שלכם היא באמצעות מערכת אישורי הגעה לאירועים. זוהי פלטפורמה ידידותית למשתמש הניתנת לתכנון ועיצוב קאסטום מייד בן אם ברמה העיצובית על ידי שיבוץ הלוגו ובחירת הגוונים המזוהים עם המותג ובין אם ברמה התפעולית של יצירת טפסי התקשרות מותאמים באופן אישי וכדומה.
האתר למעשה מאפשר להפיץ אותו בין מתעניינים ולידים או לשווק אותו גם בדפי נחיתה למיניהם, כך שהרישום מתבצע און ליין או דרך נציג, תלוי בחברה. ברגע שנקלטת במערכת התעניינות או רישום, מאגר הנתונים של החברה המארגנת את הכנס מעודכן בנרשם. כלומר, יש מעקב צמוד אחרי כל מתעניין או נרשם בפועל ואפשר לקבל אינדיקציה כמותית של אורחים ומוזמנים. לדעת מראש בכל תקופה טרום הכנס כמה אנשים עתידים להגיע וכמה יש להשקיע או לא בהרחבת מעגל המתעניינים והנרשמים.
פלטפורמה לניהול כנס ולאישור אישורי הגעה לאירועים כוללת פיצ'רים נוספים שמשדרגים את ניהול הכנס לאורך כל הדרך, מהרעיון ועד להפקה: סליקה און ליין הכוללת הזנת פרטי אשראי וכן מתן הנחות והטבות בהזנת קוד קופון. בנוסף, היא תומכת במספר שפות, מאפשרת לייצר הקצאות כמו למשל, להחליט מי מקבל מה ומתי וכן שליטה במלונות, טיסות וכל אלמנט לוגיסטי שקשור לכנס.
היופי הוא שמערכת זו מתממשקת למאגר הנתונים, כך שהדאטה נשמרת אצל המארגנים ואפשר להפעיל אותה גם בעתיד. להסיק מסקנות מי נרשם לכנס, איך הוא הגיע, האם הוא צרף חברים, היכן הוא עובד. כמו כן, ליצור קשר בהמשך ולהציע הטבות, הצעות מכר אטרקטיביות, לעניין בכנסים נוספים או השתלמויות רלבנטיות. חשוב לדעת גם מי מגיע לאירוע על מנת לקבל את פניו, לדעת למי להציע שירות VIP, מי בעלי עניין וכן מי להכיר למי גם ברמת הנטוורקינג וכדומה.
ידע שווה כוח ומידע הוא נכס. מערכת אישורי הגעה תעזור לכם לתכנן ולנהל כנס מוצלח באמת.
