בהפקת אירוע פרטי או עסקי מושקעים משאבים רבים, משלב אפיון ובחירת הקונספט דרך גיבוש התוכנית האומנותית ועד החוויה הקולינרית, מתנות למוזמנים, מיצגים אינטראקטיביים ועוד.
האתגר הגדול הוא לשווק את האירוע ולרקוח את התמהיל המושלם, אבל אם האורחים לא מגיעים גם אירוע חלומי יכול להפוך לכישלון חרוץ.
על מנת להקדים תרופה למכה, חשוב לבצע תהליך מקדים של וידאו הגעה לאירועים. אם בעבר השימוש הנפוץ היה באמצעות יצירת קשר טלפוני עם המוזמנים, הרי שכיום קיימת מערכת וידוא הגעה לאירועים המייעלת את התהליך ומשדרגת את חוויית המשתמש יחד עם יתרונות נוספים עבור מארגני האירוע. שימוש במערכת ווידאו הגעה קריטית כאשר מעוניינים לקבל נתונים בזמן אמת על הנרשמים ועל אלה שמגיעים לכנס, לאחר ששילמו או קיבלו הזמנה ולבצע בהתאם היתכנות מדויקת יותר של האירוע. סידור שולחנות, הכנת מתנות לפי כמות המגיעים וכדומה. ניתן לחסוך כסף רב ומשאבים אחרים כמו זמן באמצעות מערכת ווידאו הגעה.
וידוא הגעה לאירועים מראש – תכנון ביעילות
מדובר בפלטפורמה מתקדמת שהיא סוג של אתר אינטרנט שנבנה בהתאמה אישית לצרכיהם הייחודיים של מארגני האירוע. האתר מוסר את האינפורמציה המבוקשת למתעניינים כאשר ניתן לאפיין ולהגיש אותו בווריאציה המועדפת, לפי סוג האירוע. הוא כולל מידע אך גם מערכת רישום לאירועים נוחה לשימוש כולל סליקה, מחירונים שונים, מידע בשפות שונות והיתרון הבולט הוא שהמארגנים מקבלים סטטוס מעודכן על הרישום. כמו כן, המערכת מהווה מקור מידע מצוין אודות פרטי הנרשמים ואלה שאישרו הגעה, למשל, באיזה הרכב הם מתעתדים להגיע וגם מה מעניין אותם באירוע – לדוגמא, באירוע עסקי בו מוצעות להם מספר תוכניות כמו פורומים או הרצאות.
על סמך הנתונים המתקבלים המארגנים כבר ידעו כיצד לארגן את האירוע ודרך המערכת גם לשלוט הצעות מכר או הטבות אטרקטיביות לאלה שאישרו הגעה ולחילופין, לתמרץ את אלה שטרם אישרו הגעתם על מנת לשכנע אותם להצטרף ולאשר הגעה. המערכת מאפשרת לשלוח מיילים אישיים למוזמנים או מיילים בתפוצה רחבה והעיקר זה לבצע ווידוא רישום כדי שלא יהיו הפתעות והברזות. בנוסף, ניתן להפיק על פי הנתונים המתקבלים במערכת תגי שם או כרטיסי שם חכמים שיחכו כבר לאלה שאישרו הגעתם ויופקו על פי רשימה שמית מעודכנת. המוזמנים יכולים גם להוריד מהאתר עצמו טפסי רישום להדפסה או למלא אותם און ליין ואת הטפסים האלה ניתן לאפיין על פי הצרכים הרלבנטיים לתכנון האירוע. לדוגמא, אם יש רגישויות שונות למזון, אילו אטרקציות או פעילויות מעניינות את המשתתפים באירוע על פי סדר עדיפויות וכדומה.
המערכת הייעודית לוידוא הגעה גם מאפשרת למידע להסתנכרן עם הדאטה בייס של מי שמנהל את האירוע כולל פרטי התקשרות מאומתים של נרשמים ולהבין יותר את ההעדפות האישיות שלהם ולהציע להם אירועים מותאמים נוספים בהמשך הדרך.
