חמש מגמות וטכנולוגיות מובילות בתחום ניהול אירועים וכנסים

תחום ניהול האירועים והכנסים מתקדם והופך להיות מתוחכם יותר, מעניין יותר וחדשני. מה מחכה לנו בשנים הקרובות?

נכון, אנחנו משוחדים, אבל תחום ניהול האירועים הולך ונהיה מרתק וחדשני משנה לשנה. בכל שנה אנחנו רואים יותר ויותר טכנולוגיות חדשות ומגמות מרתקות שהופכות את התחום למתוחכם יותר, מתקדם, חדשני ומעלה את הרף בכל הנוגע לשליטה ובקרה, חווית המשתתפים ואפשרויות השיווק.
אז מה מחכה לנו בשנים הקרובות בתחום ניהול האירועים? הכנו לכם סקירה מעניינת של חמש מגמות וטכנולוגיות שסימנו אותן ככאלו שיובילו את הענף:

ניהול אירועים וכנסים – 5 מגמות מובילות

1. קשר אישי וחכם במהלך הכנס

התקשורת באמצעות הטלפונים החכמים מאפשרת למארגני כנסים לעבות ולשדרג את חוויות המשתמשים באמצעות הודעות SMS שמלוות אותם לאורך כל היום. ההודעות מספקות מידע רציף, עדכני ורלוונטי אודות פונקציות, אירועים והודעות שונות כדוגמת : הסדרי חניה, הנחיות בתוך האולמות לגבי פאנלים והרצאות, הזמנה לארוחות והפסקות קפה והתרחשויות נוספות במהלך האירוע, והכל בהתאם לפרופיל המשתמש שהוצמד לו בעת ההרשמה. אנחנו רואים שיפור עצום בתקשורת בין המשתתפים למארגנים ובטוחים שמגמה זו תלך ותתעצם עם הזמן ותשדרג ללא הכר את חווית ההשתתפות בכנסים בעתיד ותהפוך אותם לחוויה זורמת ובטוחה.

2. קיצור זמני ההמתנה

אחד הפקטורים הקריטיים והמשמעותיים ביותר בעולם העסקים הוא הזמן. הדרישה של אנשי עסקים ומשתתפי כנסים ליעילות מקסימלית וקיצור זמני המתנה היא חלק בלתי נפרד ממה שהם תופסים כחוויית ההשתתפות בכנס.
כבר כיום אנו רואים שימוש במערכות טכנולוגיות מתקדמות דוגמת מסכי מגע ברישום ובכניסה, שימוש באמצעות קוד QR וטכנולוגיות שונות שנועדו להקל ולקצר זמני המתנה ולאפשר למשתתפים זרימה נוחה של האירוע.
אם בעבר אנשים נרשמו לכנסים חודשים או שבועות מראש הרי שהיום אנשים יכולים גם להירשם בזמן אמת באירוע בתור לקבלת תג המשתתף האישי שלהם. גם בתחום זה דפוסי השימוש הפכו להיות מהירים ואינטנסיביים יותר ואנשי המקצוע נדרשים לפתרונות חכמים על מנת לקצר טווחים ולספק פתרונות חכמים. כיום ניתן לראות משתתפים אשר מקבלים החלטה על השתתפות בכנס בצורה ספונטנית ביום האירוע עצמו ומצפים לשירות מהיר ויעיל.
אנחנו, כחברה מובילה בתחום, מציעים למארגני כנסים את הטכנולוגיות המתקדמות ביותר על מנת לאפשר להם לעמוד בקצב המשתתפים ועדיין ולספק את הפתרונות במהירות ומקצועיות וברמה הגבוהה ביותר.

3. מערכת לאיסוף לידים בכנסים

חברות רבות מקיימות ערבי חשיפה וכנסים מקצועיים על מנת למתג את עצמן כמובילות דעה בתעשייה אך גם כדי לאסוף לידים איכותיים. משיכת משקיעים, לקוחות פוטנציאליים ושותפים אסטרטגיים. מוזמני הכנס יכולים להשתתף בכנסים במחיר סמלי או במחיר מלא, אבל כדאי לנצל את המומנטום ואת האינטראקציה של הבאים על מנת להפוך את הכנס למכונת לידים מניבה קשרים או עסקים להמשך הדרך.

בדינאמיקה האינטנסיבית של כנסים לא תמיד אפשר לנהל שיחה מעמיקה עם האורחים המגיעים לכנס, כאשר הם לחוצים בזמן או עוברים בין דוכן לדוכן ונחשפים למסרים שיווקיים שונים של מתחרים או קולגות מביתנים סמוכים. המטרה היא לאסוף לידים ואם בעבר היה נהוג לבקש מהמשתתף למלא כרטיס לקוח או להשתתף בהגרלה או להשאיר כרטיס ביקור או לתת לו את שלכם – היום איסוף הלידים עלה מדרגה וניתן לשמור את פרטי הפונה או המתעניין בדרך מהירה, טכנולוגית ויעילה יותר מתמיד.
אחת המגמות הבולטות בתחום יצירת הלידים נעשה שימוש הולך וגובר בטכנולוגיות ה QR וה NFC אשר מאפשרות סריקת תגים ויצירת מאגרי מידע רלבנטיים פשוט על ידי סריקת התג האישי של המשתתף וקבלת נתונים מאומתים ואיכותיים אשר מאפשרים follow-up והעמקת הקשרים העסקיים.

4. מערכת B2B לתיאום פגישות בין משתתפי כנסים

אחת הדרישות המרכזיות מבאי כנסים היא יצירת קשרים עסקיים מועילים עם עסקים אחרים. מערכת תיאום פגישות מאפשרת למשתתפי הכנס ערוץ תקשורת ישיר של הזדמנויות עסקיות וחברתיות, בייחוד כשמדובר במערכת לתיאום פגישות B2B. למערכת ערך מוסף לכנס בכך שהיא הופכת אותו לחוויית נטוורקינג לאורחים, ומכאן היא מגדילה את כמות המשתתפים הנרשמים לכנס ומעצימה את החשיבות שלו.
כחברה אשר אמונה על ניהול כנסים זיהינו את הצורך של הלקוחות שלנו בפתרון נוח וחכם לתיאום פגישות ולכן פיתחנו מערכת לתיאום פגישות לכנסים ואירועים אשר פועלת באמצעות אלגוריתם חדשני שמטרתו ליצור קשרים בין האורחים ולתאם פגישות ביניהם בצורה אופטימלית ביותר. במערכת שמורים כל הפרטים העסקיים של משתתפי הכנס, היא בוחנת מה הצרכים העסקיים שלהם ומתאימה להם משתתפים אחרים היכולים לשתף פעולה ביניהם, להחליף מידע ולענות זה לזה על צרכים עסקיים שלהם. לכל המשתתפים בכנס או בתערוכה יש גישה מלאה למערכת, כך שניתן לנהל את היומן, לקבוע ולבטל פגישות באופן פשוט ביותר.

5. תוכן מקוצר בהרצאות

אתר ההרצאות הגדול והמצליח בעולם TED הביא עימו בשורה חדשה בתחום התוכן לכנסים ואירועים – הרצאות קצרות. בעבר הרצאות היו ארוכות ועמוסות ונטו אף לייגע לעיתים ולהחמיץ את המטרה. כיום המשתתף עמוס גירויים, תכנים ומסרים ומוצף מכל עבר. מסיבה זו, אחת המגמות הבולטות היא מעבר להרצאות קצרות יותר, ממוקדות שמעבירות את המסר בצורה ממוקדת יותר ומאפשרות למאזינים להיות מרוכזים ולהתמקד במסר המועבר בטווחי זמן מקוצרים של 15-30 דקות בלבד.

מתעניינים באירוע עסקי מוצלח? אולי יעניין אתכם דיילי רישום והכוונה לכנסים ותערוכות

הכנסו למידע נוסף אודות אישורי הגעה לאירועים מבית Xmile