אירוע עסקי מהווה הזדמנות ליצירת שיתופי פעולה אסטרטגיים, הגדלת מעגל הלקוחות, חשיפה של מוצרים או שירותים חדשים ומיתוג הפעילות העסקית. חברות משקיעות משאבים רבים בתכנון והפקת אירועים עסקיים והצלחה של אירוע יכולה ליפול ולקום על אישורי הגעה לאירוע. אף אחד לא רוצה להשקיע סכומי כסף רבים וזמן בתכנון והפקה ולגלות שהופיעו לאירוע רק חצי מכמות המוזמנים. כולם מעוניינים שהאירוע שלהם יהיה בתפוסה מלאה וימשוך את האנשים הנכונים.
גיבוש הקונספט המבוקש לאירוע ושיווק האירוע משחקים תפקיד חשוב אך כך גם תהליך אישורי ההגעה. ההכנות המקדימות שנוגעות לאישורי ההגעה מפחיתות את ממד אי הוודאות של המארגנים לגבי מי מגיע ומי לא מגיע וכן יכולות להגדיל באופן משמעותי את אחוזי ההגעה. חשוב להצטייד מראש באתר רישום שמתפקד כמו מערכת צ'ק אין מתוחכמת בהתאמה אישית הנבנית לפי הצרכים של המארגנים וכוללת את הפיצ'רים המתקדמים ליצירת חוויית רישום אופטימאלית.
לא מארגנים לפני שרושמים
במערכת ניתן להציג את המידע הרחב ביותר אודות הכנס, רשימת מוזמנים, התוכנית של האירוע וכל הפרטים כמו למשל, דרכי התקשרות עם המארגנים, הסדרים שקשורים ללינה, תחבורה ציבורית, הסדרי חנייה, עלויות. המערכת כוללת כבר סליקה כך שניתן לשלם על הרישום לאירוע העסקי בדרך המועדפת וכך המארגנים מקבלים תחזית מדויקת של מי מעוניין ומי כבר נרשם ושילם. כמו כן, ניתן לשגר הודעות תפוצה לכלל המתעניינים או המשתתפים וגם מסרים אישיים לפי השלב בו המשתמש נמצא בתהליך הרישום וכדומה. העיצוב אינטראקטיבי המייצר חוויית משתמש ידידותית, המידע נשמר בענן או מסונכרן עם מערכות פנים ארגוניות לפי בחירה. המערכת מפיקה גם אישורי הגעה לכל מי שנרשם כולל קבלות, קוד QR או את הכרטיסים עצמם, תלוי בבחירת המארגנים.
היתרון הבולט של אתר הרישום הוא בכך שהוא שולח את הנתונים למפיקי ומארגני האירוע, כדי שהם יוכלו אופרטיבית להיערך מבעוד מועד לתהליך הרישום עצמו בתחילת האירוע בין אם מדובר בעמדות רישום המאוישות על ידי דיילים או בעמדות רישום אוטומטיות. כמו כן, ניתן לפני האירוע לאשרר הגעה באופן סופי בהסתמך על המידע המתקבל באתר באמצעות נציגים או הודעות טקסט הנשלחות לנרשמים. המידע באתר מאובטח כך שהמארגנים יכולים להיות רגועים בכל הנוגע לשמירה על הפרטיות ועל הדאטה בייס.
המידע החיוני אודות ההגעה מאפשרת גם לבצע תכנון אופטימאלי של סידור המרחב בו מתקיים האירוע. למשל, חלוקת עמדות רישום ואישור השתתפות לפי סדר הא'-ב' או חלוקה לקבוצות של המשתתפים, אפשרות לבצע הקצאות בהתאם למשתתפים השונים כמו למשל, כניסה לטרקלין VIP, כניסה להרצאות שנבחרו על ידי המוזמנים, חלוקת תווים לאוכל, צמידי זיהוי או תגי שם כבר בכניסה לאולם ועוד. אישורי ההגעה למעשה יוצר סדר בניהול האירוע העסקי בזמן אמת ולכן, חברות רבות משקיעות במערכת אישורי הגעה אינטרנטית בתמיכה אנושית להפקת אירוע עסקי מנצח.
