כל מי שמוזמן לכנס כבר יודע איך תיראה התחלת הכנס: תור ארוך המשתרך בכניסה לאולם, המוזמנים פונים לעמדות רישום בכנסים לדיילות שנוברות ברשימות ומנסות לאתר את שם המוזמן ולהגיש לו את החומר המקצועי שילווה אותו בדרכו לרבות תג שם שיאפשר לו להזדהות בהמשך. לפעמים מדובר בכאוס מוחלט, כשהשמות ברשימה לא מדויקים או שחל עיכוב בתהליך הרישום.

הבשורות הטובות הן לבאי הכנסים ובעיקר למנהלי כנסים הן שהיום המצב שונה לחלוטין! הודות לכניסתן של עמדות רישום העצמאיות בטכנולוגיות מתקדמות לכנסים, תערוכות ואירועים ושירותי דיילות מקצועיים שיודעים לתפעל במיומנות רבה את המערכת ולהגיש הכוונה ועזרה לבאי הכנס מטעם קומפיוטרגרד כנסים ואירועים.

בעזרת הטכנולוגיה הייחודית של חברת קומפיוטרגרד כנסים ואירועים התורים התקצרו, חווית המשתתף גדלה רמת השירות עלתה פלאים ועמה שביעות הרצון של מנהלי הכנסים והמשתתפים. כל החידושים והטיפים החיוניים להצלחה לפניכם, שלא תגידו לא ידענו.

עמדות רישום לכנסים

עמדות רישום בכנסים – איך זה עובד?

צעד הכרחי וחשוב ביותר להצלחת הכנס הוא שביעות רצון הלקוח עם הגעתו לכנס וקבלת תג. המשתתף מצפה ליחס אישי, אנושי ומקצועי וכל זאת במקום אחד – בעמדת הרישום. רישום משתתפי הכנס קריטי, כיוון שהמנהלים זקוקים לאינפורמציה בנוגע למי הגיע ומי עדיין לא הגיע לכנס והכול כמובן באון ליין!

המערכת יודעת בהתאם לרישום מראש,  לאן מועדות פניו של כל משתתף מבחינת הרצאות, פאנלים וכדומה. בתהליך הרישום בעמדת הרישום בכנסים, מופקים גם תגי השם שמאפשרים לטפח קשרים עסקיים במהלך הכנס.

המטרה של מנהלי הכנסים היא להצטייד בעמדות רישום מתקדמות שיוכלו לעבד את הנתונים במהירות האפשרית ללא מעורבות אנושית על מנת להפחית מקום לטעויות, לנצל את הזמן בצורה מקסימלית ולייעל את ההתקדמות בתהליך הרישום.

עמדת רישום

עמדות רישום מתקדמות

עמדות הרישום המתקדמות שלנו לכנסים מבוססות על טכנולוגיות מתקדמות הן בנושא הפקה על גבי כרטיס ממותג PVC והן על גבי מדבקות. מערכות הרישום מסנכרנות באופן מקוון כך שבכל רגע נתון במערכת הבק-אופיס יש נתונים מעודכנים בנוגע לכמות המשתתפים שהגיעו לכנס וכמות המשתתפים שנרשמו ולא הגיעו. כמובן שישנה אפשרות להפיק מהמערכת דוחות עם נתונים נוספים וזאת בלחיצת כפתור.

ראוי לציין, שברשותנו עמדות טאצ' מתקדמות להפקה בשירות עצמי, הפקה מהירה המבוססת על רישום און ליין. גם בעמדות הנ"ל ישנה אפשרות שדיילים / דיילות ינחו את האורחים.

עמדות רישום מתקדמות

בעמדות הטאצ' המתקדמות שלנו, המששתף מזין נתון חד-חד-ערכי כגון מספר טלפון נייד או מספר ת"ז, המערכת מאמתת אישור השתתפות (ותשלום במידת הצורך) ובמידה ואכן נרשם מראש, מופק תג / מדבקה תוך 4 שניות בלבד, ללא מגע יד אדם וללא התערבות דייל/ת!

עמדות הרישום החדשניות בהן ניתן להשתמש כיום המבוססות על טכנולוגיה מתקדמת שמאפשרת לעמדות להסתנכרן במהירות עם מערכת הנתונים ומרכז השליטה ולעדכן מיד את הנפקת תעודת הכניסה הפרסונאלית והכל באון ליין. כלומר, כרטיסי השם יאפשרו למשתתף את ההרשאות המגיעות לו ולמנהל הכנסים לפקח ולעקוב אחר פעולותיו בזמן אמת ולבצע מתן הרשאות במידה ויידרשו ולגם לעקוב אחר מספר המשתתפים בכנס וכדומה וכל זאת דרך מערכת הרישום.

דרך עמדות הרישום לכנסים ואירועים העכשוויות, ניתן להפיק נתונים או מדבקות ישירות לכרטיסים החכמים וכן עמדות טאץ' לרישום עצמי מהיר ואפקטיבי. היתרונות במערכת הרישום הם רבים: אין צורך בתשתית מוקדמת, אינטגרציה מיוחדת מערכות מגבילות והכל ניתן לשימוש דרך טאבלט, טלפון נייד, מחשב נייד או שולחני שניתן להציב בעמדת הרישום.

עמדות רישום בשירות עצמי – עמדות רישום עצמאיות

הגמישות הטכנולוגית מאפשרת היום למפיקי ומארגני כנסים ליישם רישום מהיר יותר ולמשתתפי הכנסים ליהנות משירותי רישום עצמי בעמדה לרישום עצמי ביום הכנס או כל אירוע אחר. כלומר, אוטומציה בהפקת תגי שם.

הרישום העצמי מייעל את ההתנהלות הכנסים כאשר שוכרים ומציבים מראש בנקודות אסטרטגיות בחלל הפיזי, במבואה של האולם, שלל עמדות רישום בשירות עצמי בעלות מסך מגע. אלה מאפשרות לכל מוזמן ומשתתף להפיק בעצמו או בעזרת דיילת  תג שם או אישור כניסה וכדומה.

למעשה, הרישום בעמדה העצמית הוא און ליין – המוזמן נדרש להזין נתונים מזהים כמו מספר טלפון או תעודת זהות (נתון חד חד ערכי) ועם אימות המערכת, העמדה מפיקה תג שם או מדבקת זיהוי תוך 4 שניות בלבד. פרק זמן קצר שמקדם את התורים המוכרים בכניסה לכנסים והופך את תהליך הכניסה לחוותי ואינטראקטיבי.

עמדות רישום עצמי

עמדות רישום בשירות עצמי חוסכות כוח אדם וכמובן מקצרות את זמן ההמתנה בעמדות הרישום הסטנדרטיות. העמדות האוטומטיות עומדות תחת קריטריונים מחמירים של אבטחה (גם בחיוב בכרטיס אשראי וכדומה) כך שהרישום מתבצע במקום וגם המידע נשמר ומאובטח במקום בטוח לעיני מנהלי הכנסים, להפקת דיווח וכדומה.

היתרונות שבעמדות רישום לכנסים ואירועים ושירותי דיילות רישום והכוונה

ידוע שארגון והפקת כנס הוא פרויקט מורכב עם הרבה מאוד רכיבים שקובעים את התמהיל ואת ההצלחה של הכנס. מנהלי כנסים טרודים באינספור נושאים מבחירת לוקיישן דרך פיקוח על ניהול הכנס עצמו, המרצים והמומחים, הסדנאות, החומרים המקצועיים, המציגים בדוכנים, סידורי חנייה, ישיבה, מיתוג ועיצוב והרשימה עוד ארוכה.

ברגע שמצטיידים בעמדות רישום עם טכנולוגיה מתקדמת כולל עמדות רישום עצמאי ניתן לחסוך זמן יקר וכן משאבים ולקדם את התנהלות הכנס בדרך יעילה יותר. שירותי דיילות רישום מאפשרים קבלת פנים מיטבית של הבאים, ארגון הרשומים של מי הגיע ומי לא ומי פונה לאן, כולל עזרה בסידורי ישיבה, גביית תשלומים במידה ויידרשו וכדומה. רישום מוצלח עם שירותי דיילות מקצועיים מייצרים ביחד סדר וארגון בתחילת הכנס ובמשך כל האירוע, יש על מי לסמוך בביצוע משימות ניהוליות במהלך הכנס וניתן לבצע רישום אמין ומקצועי, לנתב היטב את הבאים וכן לארגן דטה בייס לניהול אירועים עתידיים – אוצר חשוב בעידן המידע לכל מנהל כנס באשר הוא.

חשוב לדאוג מראש לעמדות רישום מקצועיות בכנס, אירוע או תערוכה ולשירותי דיילות רישום איכותיים לניהול אופטימאלי של הכנס.