אחד התחומים החשובים ביותר עבורם יש להקדיש תשומת לב ושיקול דעת, בעת הפקת כנס או אירוע מסוים, הוא נושא הרישום לכנס בכניסה. כיום ישנן מספר טכנולוגיות ושיטות מתקדמות, לניהול עמדות רישום לאירועים, והחוכמה היא לבחור בשיטה ובטכנולוגיה המתאימה ביותר לאירוע או לכנס מסוים. איך עושים זאת? הנה מספר נתונים שכדאי לקחת בחשבון, ובהתאם, עמדות רישום לאירועים המתאימות למאפיינים אלו.

עמדת רישום עצמאית או רישום באמצעות דיילות?

זו אחת השאלות העיקריות שעליכם לברר, והתשובה תיקבע בהתאם לאופי האירוע. עמדת רישום עצמאית מאפשרת לבאי האירוע להירשם באופן עצמאי, לשלם במקום במידת הצורך, ולקבל תג אישי תוך מספר שניות, ללא השימוש בדיילות.

עמדות רישום לאירועים אשר מופעלות באמצעות דיילות, מבצעות את הרישום לכנס או לאירוע במקום גם כן, אך לא על ידי באי האירוע באופן אישי, אלא על ידי הדיילות. במקרה כזה, ניתן להיעזר במערכות רישום חכמות אותן מפעילות הדיילות באירוע. מערכות רישום חכמות מספקות נתונים לגבי בקרת כניסה און ליין, מתממשקת למערכת התגים ומאפשרת בדומה לעמדות רישום עצמאיות, לקבל תג תוך מספר שניות. במה המערכת הזו שונה מעמדות הרישום העצמאיות? היא מספקת נתונים בזמן אמת, מספקת פתרונות חכמים ומותאמים לאופי האירוע, שלא כמו בעמדות רישום עצמאיות, שלא מכילות נתונים נוספים מלבד הרישום, אך בהחלט מספקת פתרון מצוין לגבי הרישום ולגבי בקרת כניסה.

כיצד בוחרים עמדות רישום לאירועים?

אם אתם מתלבטים בין עמדות רישום עצמאיות, המופעלות באופן עצמאי על ידי האורחים, ומערכות רישום חכמות אשר כוללות פונקציות נוספות אך אינן מופעלות באופן עצמאי, תוכלו להחליט לפי הסתכלות על הנתונים הבאים:

כמה משתתפים יש בכנס? אם מדובר בכנס של 200 איש או של 2000 איש, הכניסה תיראה אחרת, וחשוב לקחת זאת בחשבון. ייתכן ותבחרו בעמדות רישום עצמאיות, על מנת לא להעמיס על תור של המשתתפים בכניסה, ולשלב סיוע והדרכה מצד הדיילות, כדי לוודא שלא נוצר "פקק".

מה טווח הגילאים של המשתתפים בכנס? חלק מהאנשים המבוגרים יותר, אשר נחשפו לעידן הדיגיטאלי בגיל יחסית מבוגר, לעיתים יכולים להעדיף דיילת אנושית שתסייע להם להירשם, מאשר עמדת רישום דיגיטאלית.

האם חשוב לכם כמפיקים לקבל נתונים און ליין? מערכות הרישום החכמות יכולות לספק נתונים נוספים שמערכות הרישום העצמאיות לא מספקות, אם חשוב לכם לקבל זאת, ההמלצה כמובן תהיה לבחור במערכות החכמות.

תוכנת בקרת כניסה מתקדמת

דבר נוסף שחשוב לקחת בחשבון לגבי עמדות רישום לאירועים, הוא תוכנת בקרת כניסה מתקדמת. שוב, ייתכן ואין צורך באירוע או כנס מסוים להפעיל את בקרת הכניסה הזו, אך מהניסיון שלנו, תוכנת בקרת כניסה שיכולה לשלוט על כל הכניסות והיציאות, חניונים, מחסנים, מעברים, בהחלט תיתן שקט ובטחון לכולם. תוכנת הבקרה הזו יכולה לתעד נסיונות כניסה של מבקרים לא רצויים, להציג נתונים בזמן אמת, ואיכויות נוספות.

 

מתעניינים באירוע עסקי מוצלח? אולי יעניין אתכם דיילות לאירועים