כנס מוצלח הוא כנס בו הכל מתנהל על פי התוכניות וכשהמוזמנים מדווחים על שביעות רצון גבוהה מהתכנים המקצועיים, אבל גם מההתנהלות של מארגני הכנס. תהליך הרישום ידוע כשלב מאתגר בהפקות של אירועים עסקיים: מהרגע בו הלקוח מתעניין בהגעה לכנס דרך קליטת הרישום שלו ועד הרישום של הגעתו במעמד הכנס.
הבשורות הטובות הן שמה שנעשה בעבר בצורה ידנית נעשה היום בצורה אוטומטית, מקצר תהליכים ומייעל את העבודה. רישום ממוחשב לאירועים מתחיל כבר בבניית אתר ייעודי לרישום ומסתיים בעמדות רישום עצמי בהיכל עצמו, כשכל משתמש יכול לבצע את הרישום בצורה עצמאית, מהירה ויעילה. התועלת היא רבה מחיסכון בזמן דרך חיסכון במשאבים ועד בניית מאגר נתונים מרשים. איך זה עובד בפועל ולמה יש לדאוג בתכנון תהליך הרישום הממוחשב לאירועים?

אתר רישום מנצח

חשוב לדאוג לאתר אינטרנט ייעודי לאירוע המקצועי, שיכלול את כל פרטי הכנס – התכנית האמנותית, המרצים, המציגים, תקצירי הרצאות וסדנאות וכן פרטי הרישום. אתר זה הוא גם משאבת לידים, כיוון שאם האתר וצג נכון הוא מושך להרשמה או השארת פרטים כך שניתן לצבור דטה בייס אודות המתעניינים והנרשמים. חשוב שהוא יכלול גם יכולת סליקה מאובטחת אונליין, כדי שמי שכבר מעוניין להירשם יוכל לעשות זאת מכל מקום ובכל עת בזמן אמת. בדקו שהאתר רספונסיבי ומותאם מובייל וכן מומלץ שיכלול פיצ'רים משדרגים נוספים דוגמת תמיכה במספר שפות, מחירונים שונים (אם יש מוצרים שונים בכנס, תמחור פר הרצאה באירוע), קודים למתן הטבות שונות, מפה להגעה למקום האירוע ושליחת מייל לנרשמים כדי לעדכן אותם בחדשות מעניינות לקראת האירוע. אתר זה הוא גם פלטפורמה נהדרת למארגני האירוע, שיכולים לשלוט בהקצאות וכן באתר בצורה ידידותית ולחלץ מתוכו באמצעות מערכת בק אופיס חכמה את כל הנתונים החשובים באמת.

עמדות רישום עצמאיות להצלחה

התורים הארוכים בכניסה לאירוע מרמזים על ההצלחה שלו, אבל הפקק הוא לא בדיוק מה שעושה טוב למשתתפים. אפשר להפחית את הלחץ בכניסה באמצעות עמדות רישום עצמאיות המאפשרות לכל משתתף לבצע רישום ללא דיילי רישום. עמדות אלה בעלות ממשק ידידותי ואינטואיטיבי המאפשר לכל משתתף באירוע לבחור את המסלול בו הוא מעוניין מתוך האפשרויות השונות – הרצאות, סדנאות, טרקלין VIP וכדומה ולהפיק אישור רישום. כמו כן העמדות כוללות סליקה כך שאם אותו משתתף באירוע מעוניין לשדרג או לרכוש מוצר מסוים, הוא יכול לעשות זאת בעמדת הרישום. אפשר לעדכן את הממשק כך שישדר את המיתוג של האירוע ולהפיק בסיום האירוע נתונים אודות הרישום האוטומטי – מי נרשם בדרך הזאת, למה הוא נרשמה, כמה זמן לקח הרישום ולהפיק תובנות להפקת האירועים הבאים.

רישום ממוחשב לאירועים עסקיים משדרג את חוויית השימוש ואת חוויית ההפקה ומאפשר לנהל כנס בדרך יעילה וטובה יותר מתמיד.