עמדת הרשמה היא שער הכניסה לכנס. זוהי העמדה אליה ניגשים המוזמנים כאשר הם מגיעים לכנס ומבצעים בה את תהליך הרישום, קבלת תג שם ומידע אודות הפעילות.
בשנים האחרונות עמדות הרישום עברו מהפכה ויזואלית וטכנולוגית ונבחרת העמדות העדכנית כוללת עמדות מתקדמות המציעות חוויית רישום איכותית ויעילה יותר מתמיד. כיצד יוצרים עמדת הרשמה מדוגמת ומשפרים את חוויית השירות בעת הרישום לכנס מהבחינה הפרונטאלית והדיגיטלית?

עמדת הרשמה – המיתוג קובע

בשלב הראשון חשוב לתכנן ולעצב עמדת הרשמה המתכתבת עם השפה התדמיתית המזוהה עם המותג שעומד מאחורי הכנס או המיתוג של הכנס. בין אם מדובר בעיצוב גרפי אטרקטיבי של העמדה עצמה כולל שימוש בפלטת הגוונים של המותג, הדפסים ואלמנטים המשדרגים את נראות העמדה כדי שיהיה קל למצוא אותה בכניסה לאולם וכן שהיא תשרת את האינטרסים של החברה המארגנת ושל הכנס וכמובן תתאים לקונספט הכולל. אפשר לבחור עמדות בצורניות מגוונת בקונסטרוקציות משתנות. במידת האפשר כדאי לפרוס מספר עמדות רישום כדי להפחית עומס ולנתב את קהל המוזמנים לאזורים השונים. אפשר לחלק עמדות רישום לפי האות הראשונה בשם המשפחה של המוזמן או לחלק בין מוזמנים VIP ומסלולים שונים.

עמדת הרשמה אנושית או דיגיטלית? זו השאלה!

החלטה חשובה בבחירת עמדות רישום היא ההחלטה הקונספטואלית האם זו תהיה עמדת רישום עצמאית או עמדת רישום על ידי דייל רישום. נוכחות אנושית בכנסים מטעם המארגנים היא בגדר חובה כי תמיד יהיו מוזמנים שיעדיפו את הטאץ' האישי וחשוב לצייד את הדיילים בכל המידע החיוני בנוגע לתוכנית הכנס ותהליך הרישום וכן במערכת האוספת את כל הנתונים ומאפשרת גם להקצות הרשאות בתגים חכמים ולשלוט בהקצאות שונות ואף לאסוף נתונים לצרכי מעקב ואופטימיזציה עבור מארגני הכנס. בנוסף כדאי לבחור עמדות רישום עצמאיות המאפשרות רישום דיגיטלי עצמאי של באי הכנס באמצעות הזנת פרטים אישים מזהים כולל אפשרויות סליקה ושמירת הנתונים עבור המארגנים. המטרה היא שהמארגנים יוכלו להפיק דוחות המבוססים על הנתונים מהרישום. כיום מדובר בעמדות רישום הכוללות מסכי טאץ' ואפשר להקצות דיילים שיוכלו לסייע לנרשמים שבחרו באופן הרישום העצמאי לבצע את הרישום בקלות וכן לקבל מידע נוסף בעת הצורך. המערכת עצמה יכולה לאמת את הנתונים ולהפיק אישור השתתפות ואף לסלוק כרטיס אשראי אם טרם בוצע רישום או שהמשתתף מעוניין לרכוש מוצרים ושירותים נוספים שקשורים לכנס. למשל, השתתפות בפאנל ייחודי או רכישת מדריכים מקצועיים.
היופי בעמדת הרשמה בטכנולוגיה העדכנית הוא שלא צריך תשתית טכנית מיוחדת מלבד מחשב נייד או שולחני ואפילו טאבלט או מכשיר סלולארי דרכם ניתן לנהל את הרישום.
אין ספק שעמדות רישום עצמאיות חוסכות בכוח אדם וגם מייעלות ומזרזות את תהליכי הרישום, מונעות תורים בעמדות הרישום ומאפשרות למנהלי הכנס לנהל את הכנס בדרך הטובה ביותר.