אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני וזה בדיוק מה שחשוב לדאוג לו בהפקת כנס עסקי מוצלח. כאשר המוזמנים נכנסים לכנס, הם מצפים לראות שם עמדות רישום, ליהנות מקבלת פנים אדיבה, הכוונה מקצועית, לקבל חומרי מידע ולהתחיל את הכנס ברגל ימין.
הבעיה היא שעם הלחץ והעומס שלעיתים נוצרים בכנסים קשה מאוד לשלוט בקצב ההגעה של המוזמנים ויתכנו מצבי "צוואר בקבוק" כשכמות גדולה של משתתפים זורמת פנימה לאירוע ואין מי שמבצע את הרישום או מקבל את פניהם.
הבשורות הטובות הן שכיום יש מגוון פתרונות מתקדמים לביצוע רישום מהיר ויעיל וכן תגי שם חכמים המייעלים את התהליך ומהווים גם נכס להמשך עבור מארגני הכנס.

מהם החידושים בתחום ולמה כדאי לדאוג בכל הקשור לעמדות רישום ותגים לאירועים מקצועיים וכנסים?

נרשמים על אוטומט

עמדות רישום אוטומטיות הופכות פופולאריות יותר ויותר בכנסים מקצועיים ומציעות למשתתפים לבצע רישום עצמאי ומהיר בכניסה למקום. העמדה מאפשרת להזדהות באמצעות מספר טלפון או תעודת זהות או כל פרט מזהה אחר ולקבל כרטיס לכנס, לבצע סליקה ישירות לרכישת כרטיסים במקום ואף לרכוש מוצרים משלימים כמו אימוני מנטורינג או כניסה ללאונג' VIP וכדומה וכן לקבל גם תג שמי מבלי שיהיה צורך להמתין לקבלת תג שם במקום אחר. היתרון הבולט למארגני הכנס אף הוא עצום: הרישום נכנס ישירות למערכת, הנתונים מסונכרנים וניתן לעקוב מי בדיוק ביצע רישום עצמאי וכן מה הפעילות שלו בכנס במידה ומדובר בתג חכם.

רישום אנושי ואישי

כמובן שחשוב להשקיע גם בעמדות רישום המאוישות על ידי דיילים אדיבים וייצוגיים, שיוכלו לבצע רישום ולספק את המידע המקצועי החיוני להתנהלות בכנס. היכן מתקיימות ההרצאות, לחלק את התוכנית של הכנס, לכוון למציגים או לדוכנים השונים וכמובן לאשר שהאורחים הגיעו ולאסוף חוות דעת וכדומה.

תגי שם חכמים

תגי הזיהוי של היום הם לא מה שהיה פעם ומדובר בפריט חיוני לשכלול ההתנהלות בכנס וכן בהשבחת הדאטה בייס של המארגנים. מדובר בתג שם מקודד עם תא מגנטי שמהווה מעין תעודת זהות מאובטחת – כלומר העברת הנתונים היא מוצפנת ולא ניתן גם לזייף את הכניסה. ניתן לשלוט בכרטיס בהתאמה אישית בין אם בכניסה פיזית או בהקצאת הרשאות שונות, להרצאות, לאולמות, ללאונג'. המידע נקלט במערכת של מארגני הכנס והם יכולים בזמן אמת לשלוט בהקאות ובהרשאות השונות וכמובן לנטר את המידע ולנתח לאחר מכן את הנתונים במטרה להפיק תובנות חשובות אודות פעילות המוזמנים בכנס. אפשר כמובן לעצב את תג השם בגוונים המזוהים עם השפה המיתוגית של החברה ועם הלוגו של החברה וכל אלמנט עיצובי אחר לשדרוג התג כולל אביזרים נלווים, כמו למשל, מחזיקי תג נוחים.

חשוב להשקיע בעמדות רישום ותגים – הפרטים הקטנים שעושים הבדל גדול בהצלחת הכנס.