ניהול מוזמנים לכנסים ואירועים – ככה תעשו את זה

ניהול כנס הוא פרויקט מקצועי מאתגר ועל מנת לתכנן נכון את הכנס, חשוב לדעת כיצד לנהל את רשימת המוזמנים בדרך הטובה והיעילה ביותר.
ניהול מוזמנים מתבצע עוד לפני הכנס, בתהליך רישום אינטרנטי ונמשך עם פתיחת הכנס, במעמד הרישום הפיזי עצמו וקבלת הפנים ומסתיים גם בתקשורת עתידית עם המוזמנים לקבלת משובים ומידע לכנסי המשך או לאירועים נוספים. כיצד תבצעו ניהול מוזמנים תוך שימת דגש על תודעת שירות גבוהה, שימוש בכלים טכנולוגיים ויחס אישי?

מערכת רישום ידידותית – להירשם בסגנון שלך

אתר הרישום מהווה פרט חשוב מאוד בניהול מוזמנים לכנס או לאירוע. זוהי נקודת ההשקה הראשונה בין המוזמן לאירוע וחשוב להציג בפניו אתר ידידותי, מותאם מובייל, הפורש בדרך אטרקטיבית את המידע הרלוונטי אודות הכנס, מסלולי תשלום וסקירה של המשתתפים, מציגים וכל תוכן חיוני אחר שישפיע על קבלת ההחלטה. חשוב שהמערכת תכלול גם אפשרות לבצע סליקה, כדי שהמוזמן יוכל לשלם כבר עבור השתתפותו או לפחות להשאיר פרטי התקשרות לביצוע סליקה טלפונית. בכל מקרה, ניהול המוזמנים דרך האתר הוא חכם במיוחד, שכן האתר מגיע עם מערכת בק אופיס מתקדמת לשליטה ברשימת המוזמנים – מיפוי המוזמנים לפי חברות, הרצאות ומסלולים, שליחת מייל למוזמנים אודות עדכונים חשובים לקראת הכנס וכן שליטה בהקצאות שונות כמו מתן הטבות למוזמנים מסוימים. ניתן לשמר את הדטה בייס של האתר ולעשות בה שימוש עתידי לפי צורך. היופי הוא שהמוזמן יכול להירשם בכוחות עצמו, לקבל אישור רישום והכל בלי תלות במשאב אנושי.

רישום עצמאי – בדרך העדכנית לחסוך במשאבים

ניהול מזומנים לכנסים ואירועים כולל היום מגוון פתרונות טכנולוגיים חדשניים. הראשון הוא עמדת רישום עצמאי. הכוונה היא להציב באזור הכניסה לאולם האירועים עמדות רישום בהן כל אחד מהמשתתפים יכול לבצע רישום עצמאי הכולל הזנת הפרטים וקבלת אישור רישום מבלי עזרה חיצונית. עמדות הרישום כוללות ממשק ידידותי, פשוט וברור אותו ניתן גם לעצב לפי השפה הוויזואלית של החברה המארגנת או של האירוע ואפשרויות סליקה למוזמנים שרוצים לשדרג לכרטיס VIP או לרכוש מוצר או שירות כלשהו שקשור לכנס. גם במקרה זה, אפשר להפיק נתוני רישום אודות המשתמשים במערכת הרישום.

צמיד חכם לכל מוזמן – מעקב תוך כדי האירוע

דרך נוספת לבצע ניהול מוזמנים לאירועים בדרך חכמה היא דרך צמיד חכם הפועל בטכנולוגיית NFC. הכוונה היא לצמיד או מדבקה המקנים שליטה מרחוק למנהלי הכנס ומתממשקים עם המערכת בזמן אמת. כלומר, מנהלי האירוע יכולים לראות לאן הלך כל מוזמן ולאילו הרצאות הוא נכנס ואפילו להקצות לו הרשאות בזמן אמת, לדוגמא, בכניסה לחדר האוכל או לטרקלין VIP. המידע המתקבל מסייע לקבלת החלטות מהירה, למשל, להקצות הרשאות למשתמשים להרצאות מסוימות כי ההרצאות המקבילות כבר מלאות וכדומה. בכל מקרה, המידע נשמר ואפשר להפיק תובנות על התנהגות המוזמנים בכנס עצמו וכמובן לחסוך כך בזמן ומשאבים ולוודא שכל מוזמן אכן מקבל את מה שהוא נרשם אליו, כי הטכנולוגיה עליה מבוססים הצמידים החכמים אינה ניתנת לזיוף וכאן האמינות הגבוהה של השליטה במוזמנים והאמינות בתהליך.