אירוע עסקי הוא פרויקט מורכב, שדורש הכנות רבות וחיבור בין מגוון פרטים להשגת התוצאה המבוקשת. תמהיל נכון של הרצאות, גיוס ספונסרים לאירוע וכוח אדם וכמובן שיווק ופרסום של הכנס או ההרצאה על מנת להביא אנשים לאירוע.

משאבים רבים, כסף וזמן, מושקעים בתהליך ההפקה ויחד עם בחירת לוקיישן מנצח ותוכנית אומנותית מעניינת אסור לשכוח את הנושא של אישורי הגעה. הפידבק שיעזור לכם להבין כמה אנשים עתידים להגיע ולהתכונן בהתאם – לשווק יותר את הכנס על מנת להגביר תנועה או לדעת מתי לעצור רישום, כי הכנס כבר מלא.

אם בעבר תהליך אישור ההגעה היה ארוך ומייגע והתבצע אך ורק באמצעות מענה אנושי, הרי שכיום הפרוצדורה הרבה יותר פשוטה ויעילה. הטכנולוגיה שכללה פלאים את הרישום ואספקת נתונים למארגנים. המערכת היא למעשה פלטפורמה מתקדמת קאסטום מייד שאפשר להתאים מבחינת עיצוב לכל סוג של כנס לפי קונספט וצרכים ייחודיים. כלומר, הנראות של המערכת תהיה בצבעים ובשפה התדמיתית המזהה עם החברה ובמיתוג שלה.
מדובר במערכת ידידותית למשתמש המייצרת מראש חוויית רישום נוחה, פשוטה ומהירה. הרישום דיגיטלי וקל לביצוע, כולל הוראות בגובה העיניים וכן את כל האינפורמציה הרלבנטית לתהליך. מומלץ לתכנן מראש איזה מידע יהיה שימושי עבור הבאים לכנס, שכדאי לשלב באתר הייעודי לכך. כמו למשל, רשימת מרצים, היתרונות של הכנס, כנסי עבר, הוראות הגעה וכמובן מחירונים שונים לצורך הרשמה. חשוב לבחור מערכת אישורי הגעה לאירועים המאפשרת קבלת המידע במספר שפות וכן כוללת מערכת הגשת תקצירים וכן מערכת סליקה, כדי שהתשלום כבר יבוצע בפועל והמערכת תשלח למארגנים סטטוס מעודכן על מצב הרישום בזמן אמת.

היתרונות של מערכת אישורי הגעה לאירועים מסוג זה הם רבים: ראשית, המארגנים יכולים לשלוט במידע ובפרטי הנרשמים, כמו למשל, לשלוט בהקצאה של טיסות, בתי מלון וחדרים ולדעת גם מבחינת שיתופי הפעולה האסטרטגיים (למשל, מלונות עמם עובדים) כמה חדרים לשריין לקראת הכנס. ניתן לשלוח התראות לכל נרשם במידת הצורך בין אם תזכורת לקראת האירוע או בקשה לפרטים נוספים, הצעות מכר או הטבות ייחודיות. מערכת זו נותנת אופציה גם לשלוח קודים להטבות והנחות בהתאם לסוג הנרשם במסלול הנבחר ומייל בתפוצה רחבה יותר או לפי סיגמנטים.

ניתן לשלוח באמצעות המערכת בקשה לאישור הגעה סמוך למועד האירוע וכך לבדוק מי אכן מגיע ולקבל תמונת מצב מלאה, כדי שלא יהיו הפתעות בזמן אמת.

מערכת מקצועית זו חשובה מאוד מבחינת דאטה בייס לארגון. פרטי המתעניינים ו/או הנרשמים נשמרים במערכת וכך אפשר ליצור עמם קשר או להשתמש בכך לפעילויות נוספות, בין אם מדובר בהצעות לכנסים או שיתופי פעולה עסקיים, שימוש בדאטה לצרכי פרסום ושיווק ברשתות החברתיות ועוד. הצטיידו במערכת מבעוד מועד על מנת לנהל אישורי הגעה לאירועים בשליטתכם המלאה.