כנסים ואירועים בזמן קורונה – איך מנהלים אירוע במציאות החדשה ב- 2020

מיקומך כאן
רישום עצמי בכנסים
שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email

אחד המגזרים שללא ספק קיבלו את המכה הכואבת ביותר הוא מגזר הכנסים והאירועים, בשנת 2020. האיסור לקיים אירועים מרובי משתתפים החל מאמצע חודש מרץ ועד חודש מאי, ושוב לאחר מכן החל מחודש יולי, בהחלט מצריכים מהמפיקים ומנהלי האירועים לתכנן מסלול מחדש ולהתאים את התנאים למציאות החדשה. איך עושים זאת?

הנה מספר דברים שחשוב לקחת בחשבון בניהול אירוע בתקופת הקורונה, ובאם עולה הצורך לדחות אותו או לבטל אותו:

הגדרת מספר מועדים אפשריים לאירוע

כנסים ואירועים כוללים בין היתר השתתפות של אנשי מקצוע, מרצים, נותני חסות, ספקים, וגורמים נוספים. על מנת לפעול במקצועיות, חשוב לתאם מספר מועדים אפשריים, אשר מתאימים לכולם. כלומר, יש לתאם את התאריך המיועד של האירוע, וההמלצה היא לתאם שני מועדים נוספים. את המועדים הנוספים צריכים לאשר כל הספקים, אנשי המקצוע, נותני החסות, וכל מי שלוקח חלק מקצועי באירוע.

כמובן שהמשתתפים באירוע, המוזמנים, צריכים לקבל הודעה מסודרת של המועדים החלופיים, להסביר להם את רגישות המצב, ולבקש לשריין את המועדים החלופיים גם כן. חשיבות ההודעה בהתראה מספיק ארוכה היא קריטית במקרה הזה, למקצועיות האירוע וההתנהלות של ההפקה. רישום לאירועים חייב להיעשות מספיק זמן מראש, ובאופן המקצועי ביותר.

צ'ק ליסט ספקים ואנשי מקצוע

אם אתם רוצים להיות בטוחים שלא שכחתם אף צלם, קייטרינג, אטרקציה ותאורה עבור כנסים ואירועים שאתם מתכננים, ההמלצה שלנו היא להכין רשימה מסודרת בטבלה, אשר מונה את כל התחומים של אנשי המקצוע, שמות וטלפונים, והתייחסות לשאלות האם קיבלו הודעה על תאריכים חלופיים, האם אישרו יכולת להשתתף בתאריכים חלופיים, אל תקטינו ראש בנושא, כדי שחלילה לא תישארו בלי קייטרינג, לדוגמא, ביום האירוע. חשוב לסגור מכל הכיוונים את כל אנשי המקצוע שישתתפו בכל המועדים שהצעתם.

אם אחד מאנשי המקצוע לא יכול במועד חלופי, אין בעיה, תוכלו למצוא איש מקצוע אחר, ולעדכן אותו בצ'ק ליסט, הסדר פה הוא המפתח להצלחה.

עדכון באמצעי הפרסום

עליכם להכין רשימה מסודרת של כל אמצעי הפרסום בהם בחרתם לפרסם את האירוע (אתר, רשת חברתית, מייל, לדוגמא) ולוודא כי התאריכים החלופיים וכל המידע הרלוונטי לגבי אפשרות דחיית האירוע, מפורסם בכל האמצעים בצורה מסודרת. הצ'ק ליסט של אמצעי הפרסום יסייע לכם לוודא שיישרתם קו בכל המקומות בהם מפורסם האירוע, וימנע אי הבנות או טעויות חובבניות.

סגירה מול מקום האירוע

חשוב לזכור שעליכם לסגור מול מקום האירוע מספר פרטים חשובים, בין היתר לוודא שהתאריכים החלופיים לאירוע פנויים ואפשר לשריין אותם, לפני פרסום התאריכים כמובן. הדבר השני, ואולי העיקרי, הוא סגירה בכתב של תנאי הביטול במידה ולא ניתן לקיים את האירוע בשל הגבלות מחלת הקורונה.

רישום לאירועים בהחלט יכול להיות מאתגר בתקופה זו, בה כנסים ואירועים מתבטלים השכם וערב, החוכמה היא לתכנן את האירוע עם כל ההפתעות שיכולות להתרחש, ולשמור על קור רוח לאורך כל הדרך.

בהצלחה!

מאמרים נוספים