הפקת כנס הוא פרויקט מורכב ומאתגר וחלק בלתי נפרד מהצלחת הכנס קשור לניהול נכון של רשימת המוזמנים ואישור הגעתם. חשוב להעניק חוויית לקוח אטרקטיבית למתעניינים ולמשתתפים על מנת להעלות באופן משמעותי את אחוזי ההגעה לאירוע העסקי.
הבעיה היא שבמרתון הקדחתני בדרך להפקת הכנס יש המון עניינים טכניים לטפל בהם ולא תמיד נמצא הזמן הדרוש על מנת להשקיע בטיפוח הקשר עם הנרשמים וטיפול לקוי באלמנט זה עלול לבוא לידי ביטול באובדן נרשמים.

הבשורות הטובות הן שיש חברות חיצוניות המתמחות בפתרונות מתקדמים לרישום כנסים ואירועים המציעות שירותים מקצועיים של רישום ואישור הגעה.

כיצד תבחרו חברת אישורי הגעה מנצחת שתסייע לכם במשימה?

טכנולוגיה מובילה היא שם המשחק

כיום האינטראקציה בין מנהלי הכנס למתעניינים ולמשתתפים נעשית באמצעות מערכת רישום מתקדמת. המפגש הראשוני הוא כבר בבניית אתר אינטרנט ייעודי לכנס המכיל את כל הפרטים החשובים וכולל פיצ'רים שעושים הבדל גדול. כמו למשל, הצגת מחירונים שונים להגעה לכנס, מערכת סליקה השולחת גם קבלות, שליחת מייל בתפוצה עם עדכונים חשובים על הכנס, מפת הגעה, הקצאות של בתי מלון וטיסות וכל מה שקשור לאירוח וכן קודים מתן הטבות. מערכת בק אופיס זו מאפשרת למארגנים לעקוב אחר הרישום לכנס וכן לשלוח אישורי הגעה מהמשתתפים וכל הנתונים נשמרים במערכת. מידע עליו ניתן להתבסס בהכנת רשימה שמית ותגי שם חכמים לכנס עצמו.

אישור הגעה מקדים

על אף שהמשתתפים שילמו ועדכנו הגעתם דרך המערכת, כדאי תמיד להרים טלפון או לשלוח הודעת טקסט על מנת לוודא ששום דבר לא השתנה מרגע הרישום ועד המועד הסמוך לקיום הכנס. כאן נכנסים לתמונה שירותי אישור הגעה לפני הכנס עצמו לקביעת כמות המבקרים ושיפור אחוזי ההגעה הנעשים במקצועיות רבה על ידי נציגי שירות ופתרונות טכנולוגיים ייעודיים למטרה זו בחברה המציעה ארסנל שלם של שירותים מקצועיים לאישורי הגעה. כאשר יש לנרשם ערוץ התקשרות ישיר הוא יכול לפנות בכל שאלה או בעיה לחברת אישורי הגעה וזו תטפל בו באדיבות ובמסירות עד לכנס עצמו.

רישום בזמן אמת – עצמאי ואנושי

אישור ההגעה בכנס עצמו קריטי אף הוא למנהלי הכנס והן למיפוי תנועת המבקרים באירוע העסקי. חשוב לבחור חברת אישורי הגעה המספקת את שתי האופציות בו זמנית: רישום על ידי דיילים ייצוגיים המטפלים בכל מבקר, מעניקים לו תג שם חכם והקצאות ומידע ועמדות רישום אוטומט המאפשרות רישום עצמאי לבאי הכנס, כולל פתרון לסליקה, הקצאות ומעקב אחר הנרשם והנוכחות שלו בכנס בזמן אמת. בדרך זו כל נרשם בוחר את דרך אישור ההגעה המועדפת עליו, נמנעים פקקים מיותרים ולמנהלי הכנס יש גם דאטה חשובה על כל נרשם, בין אם ההרצאות שבחר לראות, מוצרים משלימים שרכש וכל מידע חשוב אחר על פעילותו במהלך הכנס.

אל תתפשרו על חברת אישורי הגעה מקצועית ומובילה בתחומה לכנס מצליח.