דמיינו את הסצנה הבאה: אתם מארגנים כנס, אנשים מגיעים, זורמים פנימה ואין מי שיקבל את פניהם. אומנם כיום יש מגוון פתרונות מצוינים לעמדות רישום עצמאיות ואין ספק בכלל שהטכנולוגיה שפרה פלאים את הארגון של כנסים, אבל עדיין אין תחליף לממד האנושי.
דיילות לכנסים הן השגרירות הטובות ביותר של מארגני הכנס ואמורות להוות את החוליה המקשרת בין המארגנים למוזמנים – לבצע רישום, לסייע בהכוונה, לענות על שאלות ולשמור על שביעות רצונם של המשתתפים במשך כל הכנס, מהרגע שהם נכנסו לקומפלקס ועד הרג שעזבו את המתחם.

על אף שדיילות לכנסים מזוהות בעיקר עם מלאכת הרישום, שמאוד חשובה להתארגנות ולזרימה של הכנס, הרי שיש להן עוד הרבה מאוד תפקידים והשפעה רבה על מהלך האירוע. מה בעצם עושות דיילות לכנסים וכיצד לבחור חברה מנצחת דרכה תוכלו לגייס דיילות אלה?

סוד הרישום

הרישום הוא שלב קריטי בניהול הכנס: הדיילות מקבלות את פני הבאים, מוודאות שהם רשומים או רושמות כל משתתף אונליין כאשר כיום יש טכנולוגיה מתקדמת לעיבוד הנתונים, מחלקות תגי רישום ואחראיות לכך שכל אחד יידע לאן להגיע. הצמיד החכם או תג חכם שנמסר כיום למשתתפי הכנסים על ידי הדיילות מאפשר למארגני הכנס ולדיילות "לשלוט" בהרשאות המוקצות לכל משתתף – האם יש לו גישה לחדר VIP, ארוחת צהריים מסובסדת, לאילו הרצאות הוא מורשה להיכנס וניתן לשלוט בזמן אמת בכל ההרשאות – להסיר ולהוסיף בהתאמה אישית לכל משתתף שקיבל במעמד הרישום צמיד או תג חכם.

נפלאות הארגון

דיילות לכנסים אחראיות במידה רבה על עמידה בלוחות זמנים לפי תכנית האירוע. הן אלה שילוו את המשתתפים המתעכבים ישירות להרצאה, ינחו את הבאים להיכן ללכת ומתי, ידאגו שהמרצה מסיים בזמן, שהבופה מוכן, שהכול מתקתק על פי התכניות. היופי הוא שכשבוחרים חברה מקצועית ומובילה בתחומה לארגון כנסים יכולים להיות רגועים – מדובר בדיילות מיומנויות שעברו הכשרה בנוגע לאופי ותכני הכנס והן יודעות כיצד להשיב גם לשאלות מאתגרות, להתמודד עם פניות וכל זאת בחיוך וביחס אישי ולבבי.

מכירות שעובדות בשבילכם

חלק בלתי נפרד מכנסים רבים מוקדש למכירות ולאפשרות לקדם מכירות תוך כדי חשיפה של מוצרים, שירותים, מותגים ושחקנים מרכזיים בתעשייה. ניתן כמובן לשכור את שירותיהן של דיילות לכנסים המנוסות במלאכת המכירות ובעלות היכולת לקדם מכירות של מוצרים ושירותים שונים, בין אם מדובר בנותן החסות המרכזי של הכנס ובין אם במציגים ספציפיים.

היות וכיום הטכנולוגיה המתקדמת היא חלק אינטגרלי בארגון וניהול כנסים, חשוב לבחור דיילות לכנסים הבקיאות בטכנולוגיה וידעו כיצד לבצע את תהליך הרישום המבוקש ולתמוך בניהול ההרשאות ועיבוד הנתונים תוך כדי הכנס. פנו מראש לחברה מומלצת בתחום אשר מעסיקה דיילות לכנסים שייצגו אתכם במהלך הכנס בדרך הטובה והאפקטיבית ביותר.