אירוע עסקי מוצלח מבוסס במידה רבה על מספר המשתתפים באירוע וכמובן על שביעות הרצון שלהם מהאירוע. אבל אפילו אם הכנתם תוכנית אומנותית מנצחת, גייסתם מרצים מהשורה הראשונה, בחרתם את הלוקיישן הכי טרנדי בעיר, דאגתם לקייטרינג משובח ולחומרים מקצועיים יוצאי דופן – בלי משתתפים כל זה לא ייצא לפועל.

חשיפת אירועים עסקיים משפיעה מאוד על הרושם הראשוני ועל אחוזי ההרשמה. האסטרטגיה השיווקית בה תבחרו על מנת לתקשר את האירוע לקהל הרחב, בין אם דרך קמפיינים ברשתות החברתיות או במנועי החיפוש, מציאת שגרירים ומובילי דעה שיספרו לקהילה שלהם על האירוע וכמובן אתר אינטרנט ייעודי שיהווה מנוף להרשמה וניהול אישורי ההגעה.

אישור הגעה מקוון לאירועים

הבשורות הטובות הן שהעיסוק היום באישורי הגעה לאירועים הוא מצד אחד, משוכלל ומתקדם יותר מתמיד ומצד שני, פשוט לתפעול.
יש לפנות לחברה המתמחה בנושא שתגבש עבורכם אתר שתפקידו לייצג את האירוע בצורה מכובדת בין אם בהצגת התוכן ובין אם באמצעות ממשק ידידותי למשתמש לצורך אישורי הגעה.
בשלב הראשון, מאפיינים את האתר לפי צרכי המארגנים ואופי האירוע כולל אינפורמציה על תוכן העניינים, מרכז האירוע, המציגים והמרצים, סדנאות ולוחות הזמנים ופרטי רישום ולאחר מכן, מעצבים את התוכן בצורה וויזואלית אטרקטיבית שתתכתב עם המיתוג של האירוע.
חשוב להצטייד בפלטפורמה שמאפשרת רישום פשוט ונוח ותניע לפעולה לצרכי רישום, בין אם בדמות קופונים והטבות למקדימים להירשם או להרשמה כפולה (רישום זוגי). כמובן שיש לבחור במערכת הכוללת אפשרויות סליקה מאובטחות פייפאל וכרטיס אשראי ומפיקה חשבונית-קבלה וכרטיסים או ברקוד לסריקה בעת ההגעה לאירוע העסקי.
מערכת אישורי הגעה מתקדמת תאפשר למארגנים לעקוב אחר אחוז ההשתתפות ולקבל מחוון מידי באשר מספר המשתתפים או מי שנרשם אך לא שילם ופרטי ההתקשרות או המידע שמסר כל משתמש במערכת נשמר ואף מסונכרן עם מאגר הנתונים של החברה לשימוש עתידי. הפידבק המהיר מאפשר לחברה המארגנת ליצור קשר עם כל משתמש בין אם בשליחת אישור ומספר הזמנה ובין אם בהצעת מכר מיוחדת שתניע אותו להירשם ולשלם ואפילו להביא עמו חברים נוספים כדי ליהנות מהטבות מיוחדות למי שמביא חברים נוספים.

מקצועיות מהרישום ועד האישור הסופי

חשוב לבצע גם אישורי הגעה אישיים דרך הודעות טקסט ואפילו שיחות טלפוניות כדי לוודא את מספר המשתתפים ולהיערך בהתאם. אישורי הגעה לאירועים הוא פרט טכני קריטי להשכרת אולם בגודל המתאים, סידור המרחב על פי מספר הנרשמים ולאילו הרצאות או סדנאות הם נרשמו, כמות הכיבוד, מספר הדיילים באירוע והתקציב הכולל של האירוע.
מומלץ למסור את תהליך אישורי ההגעה לחברה מובילה בתחום בעלת הידע הדרוש, הכלים הטכנולוגיים והצוות המקצועי המיומן ביותר, שתוכל לדאוג לנושא אישורי ההגעה ולהתבסס על מידע אמין בכל הנוגע לארגון האירוע וניהולו בדרך היעילה ביותר.

 

מתעניינים באירוע עסקי מוצלח? אולי יעניין אתכם – צמידי זיהוי לכנסים ואירועים מבית קומפיוטרגרד פתרונות מתקדמים לכנסים ואירועים