איך לבחור מקום לכנס בינלאומי

מיקומך כאן
איך לבחור מקום לכנס בינלאומי
שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב twitter
שיתוף ב email

בין אם אתם מנהלים כנס עבור לקוחות, עבור שותפים או כנס גדול ורחב מימדים, למקום בו תבחרו לקיים את הכנס ישנו משקל רב. כאשר מדובר בכנס בינלאומי, המשקל עולה, כיוון שעליכם לקלוע כמה שיותר במדויק לרצונות ולמאוויהם של משתתפים ממדינות שונות, תרבויות שונות והרגלים שונים. לפניכם מספר טיפים מנצחים, איך תוכלו לבחור את המקום לכנס המושלם.

האם המקום נגיש לתחבורה ציבורית, לרכבת ולרכב?

מיקום האירוע סופר משמעותי בעיקר בשל מידת הנגישות שלו למי שמגיע ברכבת, בתחבורה ציבורית, או ברכב, ואינו מכיר את הסביבה. חשוב לבחור מקום שיהיה נגיש בעיקר לאלו שאינם רגילים לכתת רגליהם, אחרת יש סיכוי טוב שתאבדו משתתפים.

מה המקום מספק?

יש לכם המון משימות לבצע וחשוב שתקלו על עצמכם כמה שיותר. אם יש אפשרות למצוא מקום שמספק לדוגמא הגברה, תאורה, אבטחה, צוות מלצרים, כל אלו יורידו המון משקל כבד מגבכם, נסו לחסוך לעצמכם התעסקות מיותרת.

האם המקום מספק את המיתוג שאתם רוצים להעביר?

זוהי אולי אחת השאלות החשובות ביותר של האירוע. באיזו מידה מעביר המקום את המסר המיתוגי שאתם מעוניינים להעביר? באיזו מידה תוכלו להיעזר במקום כדי לקדם את מיתוג הכנס והנושאים שהכנס מעביר? האם יש אפשרות להציב שלטים במקום? האם יש גמישות לשינויים ולתפאורה ועיצוב במקום? האם יש אירועים נוספים שמתנגשים מיתוגית עם האירוע שלכם? סופר חשוב לברר זאת!

מה יש באיזור של הכנס?

מומלץ לוודא שיש חנויות, מסעדות, בתי קפה ושירותים מגוונים בקרבת מקום לכנס, אם אתם מארחים משתתפים מחו"ל, חשוב מאוד שיהיה להם נוח ושאם ברצונם לרכוש דבר מה, גם זה יהיה להם נגיש וקליל.

האם יש אפשרויות לינה באיזור הכנס?

אם הכנס אינו מתקיים בבית מלון, חשוב מאוד לוודא שלאורחים שלכם יש פתרונות לינה בקרבת מקום מהכנס, ואפילו במרחק הליכה. הדבר האחרון שתרצו לעשות הוא לטרטר אנשים שהגיעו מחו"ל.

באיזו מידה המקום משקף את הכנס ואת הארגון שאחראי על הכנס?

האם המקום משקף כראוי את הכנס, מתאים באווירה ומכבד את הארגון שעומד מאחורי הכנס? חשוב שהמקום יתאים לקהל היעד באופן המיטבי ביותר.

האם המקום מספק תשתית טכנית?

חשוב מאוד לוודא שהמקום מספק עמדות טעינה, ווייפיי, אחרת זה יהיה די בלתי נסבל לקיים את הכנס.

האם המקום מתאים לתוכנית התקציבית שלכם?

אין לכם מה להתקדם אם אין התאמה תקציבית, לכן קודם כל חשוב להבין מה התקציב שלכם ועד כמה אתם גמישים. אם מצאתם מקום שמוצא חן בעיניכם ועונה על הדרישות המקצועיות, אל תפחדו לנהל משא ומתן!

בסופו של דבר, כאשר אתם מתכננים כנס בינלאומי ומחפשים מקום, מה שאמור להיות לנגד עיניכם הוא מקסימום נוחות, מקסימום שירותים, מקסימום נגישות, מקסימום תחבורה ציבורית, מקסימום שירותים מצד המקום, על מנת לאפשר לכם להתרכז בעיקר: הצלחת הכנס ומיקסום הפוטנציאל שלו.

בהצלחה!

מאמרים נוספים