ניהול כנס הוא משימה מורכבת שכדאי להשאיר למומחים. הארגון וההפקה דורשים מעורבות רבה בכל הפרטים, מגיבוש הקונספט של האירוע דרך הכנת רשימת מוזמנים, עיצוב חזותי, תוכנית הכנס מערכת רישום לכנס, עמדות הפקה ביום הכנס הזמנת המרצים והסכם שיתוף הפעולה האסטרטגי עמם, מעקב אחר אישורי הגעה ועוד ובדיוק כאן היתרון הגדול שבבחירת חברה במיקור חוץ לניהול כנסים ואירועים.
פתרונות מתקדמים לרישום והפקת כנסים במיקור חוץ
הניהול של הכנס נמשך גם במהלך הכנס עצמו כאשר מצופה לצוות ההפקה המקצועי של הכנס לקבל את פני הבאים, לסייע ברישום ובפיזור בין ההרצאות, לדאוג לרווחתם של המרצים וללוות את הפעילות עד אחרון המוזמנים.
כיום קיימות פלטפורמות דיגיטליות שמסייעות למנהלי כנסים בעבודתם ועם זאת, יש חשיבות רבה לעזרה מבחוץ – חברה לניהול כנסים במיקור חוץ. לא כל חברה שבוחרת לארגן כנס אכן יודעת להפוך את החזון למציאות וחוסר הניסיון עשוי לקלקל את החוויה מהכנס ולפגוע בהצלחת האירוע.
ניהול אירוע רב משתתפים – מה כבר יכול להשתבש?
יש לקחת בחשבון שהרבה מאוד דברים עשויים להתפקשש במהלך הכנת התשתית וארגון הכנס. למשל, בעיה טכנית במערכת הרישום שלא תאפשר לאורחים לאשר הגעה או להפך – תאפשר לאנשים זרים לאשר הגעה מבלי שהוזמנו, אובדן של רשימת המאשרים, אי סינכרון בין מערכת התשלום לכנס ובין המערכת החשבונאית למשלוח קבלות עבור הזמנות בתשלום.
בכנס עצמו יתכן שהחברה המארגנת תגלה שאין לה מספיק כוח אדם לבצע רישום פרונטאלי, לאתר מרצה חלופי "שנעלם" ברגע האחרון, לדאוג שכל המתחמים יפעלו בסינכרון מושלם, לדאוג לבעיות טכניות אפשריות כמו בעיה במערכת מיזוג האוויר, מחסור בכיסאות, במנות במהלך ארוחת הצהריים, שמירה על זרימת האירוע ועל עמידה בלוחות זמנים ובדיוק בשביל כך Xmile הינה החברה המובילה לרישום והפקת כנסים במיקור חוץ.
אירוע רב משתתפים הוא אירוע מורכב ומסובך ויש צורך לנצח על המקהלה בדרך המקצועית ביותר להשגת שביעות רצון מקסימאלית הן של המארגנים שיזמו את הכנס והן של נותני החסות ושל הלקוחות, המוזמנים שהגיעו לכנס – על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בכנס שנתי, גדול, שההשתתפות בו עלתה כסף רב לחברה, ספונסר או משתתף.
מה עושים? פונים למומחים
יש יתרונות רבים לשיתוף פעולה בניהול הכנס עם חברה לרישום והפקת כנסים במיקור חוץ. פעילותה של חברה זו תפנה לכם זמן ואנרגיות לדאוג לדברים אחרים, תחסוך עבורכם כסף רב ותנהל הכל ביעילות רבה.
חברת Xmile כנסים ואירועים מתמחה בפתרונות רישום מתקדמים ופתרונות טכנולוגים ייחודיים לפני הכנס ובמהלך הכניסה לכנס. החברה מתמחה בפתרונות של כוח אדם מיומן ומוכשר והפקת כנסים במיקור חוץ, כך שהחברה יכולה לדאוג לדיילים ונציגים בשטח ולפקח בקפידה על ההתנהלות של הכנס בזמן אמת. החברה גם מתמחה במתן פתרונות דיגיטליים ובטכנולוגיה המשכללת את תהליך הרישום לכנסים מהעלאת אתר רישום ייחודי דרך אישורי הגעה טלפוניים ועד הקצאת אישורים למשתתפים וניתוח הנתונים וחילוץ תובנות ומסקנות לאחר האירוע עצמו.
השאירו פרטים בדף יצירת קשר ומומחה מטעם Xmile כנסים יחזור אליכם עוד היום, כך שתוכלו לגלות מה עוד הופך אותנו לחברה המובילה בתחום הרישום ופתרונות טכנולוגיים ייחודים בהפקה ורישום בכנסים ואירועים בכניסה ובכך ליהנות מכנס מוצלח!
